All'atto dell'ammissione in posto di ruolo, l'impiegato (intendendosi con l'espressione generica di impiegato sia gli impiegati civili che i militari e i salariati) deve dichiarare per iscritto se e quali servizi abbia in precedenza prestati allo Stato e ad altri Enti. La dichiarazione, anche se negativa, viene allegata al fascicolo personale dell'interessato.

Entro sei mesi dall'assunzione in servizio dell'impiegato, e' effettuata la raccolta dei documenti relativi a quei precedenti servizi civili e militari che, a norma di legge, debbano ricongiungersi col servizio statale, nonche' dei documenti di stato civile, personali e di famiglia, occorrenti per la liquidazione della pensione, sia diretta che di riversibilita'.

I documenti di stato civile, per le successive variazioni, sono acquisiti al fascicolo personale a mano a mano che le variazioni stesse si verificano.

Alla raccolta di tutti gli atti indicati ed alla loro conservazione nei fascicoli dei singoli impiegati provvede il capo del personale della rispettiva Amministrazione.