E' approvato l'annesso regolamento, visto, d'ordine Nostro, dal Guardasigilli, Ministro per la giustizia e gli affari di culto, e controfirmato dal Ministro per le finanze e da quello per le comunicazioni.

Ordiniamo che il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, sia inserto nella raccolta ufficiale delle leggi e dei decreti del Regno d'Italia, mandando a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare.

Dato a Roma, addi' 6 maggio 1929 - Anno VII

VITTORIO EMANUELE.

Mussolini - Rocco - Mosconi -
Ciano.

Visto, il Guardasigilli: Rocco.

Registrato alla Corte dei conti, addi' 18 giugno 1929 - Anno VII
Atti del Governo, registro 285, foglio 120. - Mancini.

Regolamento sui servizi contabili degli archivi notarili.

Art. 1.

Presso il Ministero della giustizia e degli affari di culto sara' compilato e tenuto dalla Ragioneria centrale l'inventario generale dei beni immobili e mobili compresi, fra questi ultimi, i libri, le riviste, i bollettini e ogni altra pubblicazione appartenenti all'amministrazione degli archivi notarili e sara' provveduto perche' i capi di questi compilino e tengano quelli dei rispettivi archivi, ai sensi e per gli effetti stabiliti dagli articoli 11, 12, 20, lettere a) e c), 21, parte 1ª, 22 e 24 a 26 del regolamento sull'amministrazione del patrimonio e sulla contabilita' generale dello Stato.

Gl'inventari devono essere fatti in doppio esemplare, firmati dal capo dell'archivio e autenticati dal direttore capo della Ragioneria centrale presso il Ministero della giustizia o dal funzionario delegato. Uno di tali esemplari e' trasmesso alla Ragioneria centrale e l'altro sara' conservato nell'archivio e annotato nello stato riassuntivo indicato nell'art. 217 del regolamento approvato con R. decreto 10 settembre 1914, n. 1326.

Art. 3.

I fabbricati di proprieta' degli archivi sono, di regola, destinati, nei limiti del bisogno, ad uso degli stessi enti che risiedono nel luogo ove sono posti tali immobili. La parte eccedente i bisogni stessi e gli altri immobili siti in sede diversa possono essere venduti, nelle forme stabilite per gli immobili dello Stato, in base a decreto Reale su proposta del Ministro per la giustizia.

Art. 5.

A tutte le forniture, trasporti, acquisti, alienazioni, affitti o lavori riguardanti l'amministrazione centrale degli archivi notarili o dei singoli archivi si provvede con contratti, osservate le norme della legge e del regolamento sulla contabilita' generale dello Stato e di tutte le altre disposizioni riguardanti la stessa materia.

I contratti anzidetti, quando non siano stipulati per scrittura privata, potranno essere ricevuti, oltre che da notari, anche da un funzionario di archivio, purche' di grado non inferiore al nono, in seguito ad autorizzazione da darsi di volta in volta dal Ministero della giustizia.

Art. 7.

I contratti interessanti gli archivi notarili sono approvati con decreto del Ministro per la giustizia. Se il loro ammontare sia superiore alle L. 20,000 essi devono essere anche comunicati alla Corte dei conti per la registrazione. Le locazioni attive devono essere precedute dal parere del Genio civile sul valore locativo degli immobili; quelle passive devono contenere la clausola risolutiva per il caso di soppressione dell'archivio.

I contratti non sono obbligatori per l'Amministrazione finche' non sono approvati dal Ministero e, salvo i casi di constatata urgenza, non sono eseguibili che dopo tale approvazione.

Saranno altresi' presentati alla Corte dei conti i decreti che autorizzano spese per un importo superiore a L. 10,000, ai sensi dell'art. 19 del R. decreto 18 novembre 1923, n. 2441.

Art. 9.

Per qualunque riscossione i capi degli archivi devono rilasciare quietanza tratta dal bollettario a madre e figlia che, munito del bollo a secco del Ministero della giustizia, viene fornito a norma dell'art. 30 del R. decreto-legge 23 ottobre 1924, n. 1737, convertito in legge 18 marzo 1926, n. 562, allegato B.

La matrice e' composta di due parti: quella superiore e' destinata alla verbalizzazione della richiesta e quella inferiore alla quietanza della somma riscossa; la figlia contiene la quietanza da consegnare alle parti e un estratto della matrice destinato al Ministero, giusta il successivo art. 25.

I capi degli archivi devono custodire i bollettari con la piu' scrupolosa cura. In caso di smarrimento, alterazione o distruzione di fogli, anche non adoperati, o di alcuna parte di essi, il Ministero puo' sottoporre il capo dell'archivio ad un'ammenda fino a L. 50, senza pregiudizio, ove del caso, di piu' gravi provvedimenti disciplinari o penali.

E' vietato detenere in archivio bollette figlie distaccate dai bollettari.

Le quietanze che non siano ritirate dagli intestatari, quelle annullate e quelle rimaste in bianco, devono rimanere attaccate alle matrici per essere trasmesse al Ministero come al successivo art. 25.

Sulle bollette di quietanza non devono farsi cancellazioni, sostituzione di parole o di cifre se non mediante annotazione firmata dal titolare dell'archivio, a tergo della matrice, sull'estratto e sulla figlia. Nel resto sono estese ai bollettari degli archivi, in quanto possano applicarsi, le norme riguardanti i bollettari dei contabili dello Stato.

Le bollette figlie o quietanze devono essere compilate simultaneamente alle matrici; quelle non ritirate devono, in ogni caso, essere sempre firmate dal capo dell'archivio e munite della marca da bollo per quietanza.

Le somme riscosse, le quali al compimento dell'operazione risultassero eccedenti l'importo dovuto, saranno annotate in apposita colonna del libro giornale di cassa e rimborsate alle parti che ne facciano richiesta.

In caso di passaggio di gestione da uno ad altro titolare, nel relativo verbale di consegna dell'ufficio dovra' farsi anche risultare, nei modi stabiliti dalle istruzioni, la situazione dei bollettari di riscossione.

Per le operazioni compiute a richiesta di pubblica amministrazione, che abbia diritto alla esenzione anche dalle tasse di archivio, dev'essere compilata soltanto la parte superiore della matrice, indicandovi la data della richiesta e lo scopo di essa; cosi' pure per gli atti a gratuito patrocinio i quali devono essere chiesti dalle parti e consegnati ad esse a mezzo del procuratore del Re, previa annotazione nel registro prescritto dall'art. 221 del regolamento 10 settembre 1914, n. 1326. In entrambi i casi, le richieste devono essere conservate per ordine di data nell'archivio.

Art. 11.

L'anno finanziario per la gestione del Bilancio degli archivi notarili coincide con quello dello Stato.

I risultati di tale gestione sono riassunti e dimostrati nel conto del bilancio e nel conto del patrimonio.

Le entrate e le spese, distinte in gestione degli archivi e in gestioni speciali, sono ordinarie e straordinarie, e sono ripartite in articoli e voci, e queste, ove occorra, in sottovoci.

Costituiscono la gestione degli archivi per l'entrata:

a) le rendite patrimoniali;

b) il contributo dello Stato;

c) i proventi e le altre entrate di archivio, compresi gli onorari proporzionali caduti in prescrizione, i quali devono essere presi in carico dall'archivio mediante bolletta di quietanza da allegarsi agli atti che vanno trasmessi trimestralmente al Ministero a norma del successivo art. 25;

d) i prelevamenti dal fondo dei sopravanzi.

Per la spesa:

a) le spese patrimoniali;

b) le spese per personale in attivita' di servizio o in pensione e le altre spese di amministrazione e di ufficio;

c) i contributi di previdenza;

d) i rimborsi all'Erario dello Stato e il concorso nelle spese sostenute dallo Stato nell'interesse degli archivi;

e) ogni altra spesa eventuale;

f) un fondo di riserva per le spese impreviste.

Costituiscono le gestioni speciali le entrate e le spese che fra loro si compensano e che riguardano partite di terzi o comunque non appartenenti alla gestione degli archivi.

Art. 13.

Per la gestione patrimoniale e finanziaria gli archivi tengono:

a) l'inventario dei beni esistenti presso ognuno di essi;

b) il prospetto delle variazioni all'inventario;

c) il libro giornale di cassa;

d) il registro degli ordini di pagamento;

e) il registro delle somme da riscuotere e di quelle da pagare;

f) il registro delle cessioni di stipendio;

g) il registro degli onorari proporzionali dovuti ai notari o ai loro eredi.

In corrispondenza alle scritture di cui alle lettere a), c) ed f) sono tenute altre analoghe scritture riassuntive presso la Ragioneria centrale.

Ogni operazione deve avere nel rispettivo registro la corrispondente numerazione d'ordine e, nel registro inventari, la registrazione dei beni deve avere, oltre la numerazione generale, anche una numerazione per categoria (immobili - mobili ed arredi - libri).

Non sono consentite cancellature o abrasioni e le correzioni devono essere fatte con registrazioni successive.

Le registrazioni sul libro giornale di cassa devono specificare l'atto in conformita' alla richiesta e in modo da consentire sempre la identificazione dell'operazione compiuta.

Art. 15.

Entro il mese di giugno di ogni anno la Ragioneria centrale presso il Ministero della giustizia comunichera' agli archivi un estratto del bilancio con l'indicazione delle spese alle quali ciascuno deve provvedere, impegnandone l'ammontare per l'esercizio finanziario successivo, con la delegazione al capo dell'archivio stesso di provvedere al pagamento di esse, com'e' prescritto col successivo art. 21, nella misura per ciascuna spesa in detto conto indicata, salvo ulteriori assegnazioni da determinarsi di volta in volta dalla Ragioneria stessa, su proposta motivata del capo dell'archivio stesso, entro i limiti complessivamente stabiliti dallo stato di previsione.

Ogni spesa che venisse durante l'esercizio disposta oltre la somma come sopra assegnata, dovra' essere separatamente sottoposta al visto e all'impegno preventivo da parte della Ragioneria, integrandosi, ove occorra, il bilancio, secondo le norme in vigore, mediante maggiori o nuove assegnazioni, qualora non possa provvedersi mediante trasporto di fondi da un articolo all'altro o con prelevamento dal fondo di riserva.

In ogni caso pero' gl'impegni assunti sul bilancio degli archivi si riferiscono all'esercizio in corso e dovranno essere rinnovati nel nuovo esercizio quelli relativi a spese non potute effettuare per giustificati motivi o riguardanti lavori iniziati e non compiuti nell'esercizio in cui furono disposti. Se si tratti di lavori non ancora iniziati alla chiusura dell'esercizio, la relativa autorizzazione deve essere rinnovata e documentata, a data corrente.

Per la liquidazione delle spese e' applicabile alla gestione degli archivi la disposizione contenuta nell'art. 277 del regolamento sulla contabilita' generale dello Stato.

Art. 17.

Nel disporre il pagamento delle spese delle quali il Ministero crede di delegare la erogazione ai capi degli archivi, questi non devono mai eccedere, per nessuna ragione, la somma assegnata, per ciascun titolo di spesa, sul conto delle spese delegate.

In caso di deficiente assegnazione o di giustificati bisogni straordinari superiori a quelli previsti con l'atto di delegazione, i funzionari suddetti, prima d'impegnare la spesa, dovranno provocare l'assegnazione di maggiori disponibilita', come al precedente art.
15.

E' vietato altresi' di attribuire spese a voci di bilancio diverse di quelle cui le spese stesse tassativamente si riferiscono.

Non saranno ammesse le spese fatte in violazione delle suddette norme, e nei casi di indebite assunzioni d'impegni o di eccedenze ai fondi stanziati sul conto delle spese delegate, sia pure determinate, come al precedente capoverso, da indebite attribuzioni di bilancio, sono applicabili ai capi degli archivi le sanzioni stabilite dal R. decreto 18 novembre 1923, n. 2440, sulla contabilita' generale dello Stato.

Art. 19.

Agli effetti della responsabilita' di cassa gli ordini di pagamento discaricano il capo dell'archivio o chi ne fa le veci, per la sua qualita' di tesoriere responsabile dell'archivio stesso, per la somma quietanzata, salvo il giudizio di merito.

Sono estese, per quanto siano applicabili, ai capi degli archivi notarili e ai funzionari che legalmente li sostituiscono, le disposizioni contenute nell'art. 337 e nel titolo XIII del regolamento sulla contabilita' generale dello Stato.

Art. 21.

Agli effetti dell'art. 8, parte 1ª, del R. decreto 12 dicembre 1926, n. 2143, per le spese che fanno carico al bilancio degli archivi notarili sara' aperto un conto corrente postale in Roma, intestato: «Ministero della giustizia e degli affari di culto - Archivi notarili», dal quale saranno prelevate le somme che il Ministero mettera' a disposizione degli archivi stessi per le spese delegate ai capi di essi. Tali somme saranno ripartite fra gli archivi e versate in deposito su di un conto mod. B aperto a ciascuno di essi presso l'ufficio postale del luogo, dal quale saranno prelevate, secondo le disposizioni contenute nel presente regolamento, quelle somme che occorreranno ai bisogni ordinari degli archivi, nei limiti stabiliti dall'art. 15, mentre i prelevamenti aventi carattere straordinario saranno eseguiti in base a speciale autorizzazione ministeriale da allegarsi all'ordine di prelevamento.

Il passaggio delle somme dal conto corrente postale ai vari conti a deposito mod. B sara' fatto con assegni tratti a favore dei capi degli archivi, con clausola di commutazione in deposito sul conto mod. B ad essi rispettivamente intestato.

E' vietato fare prelevamenti dai depositi a disposizione sul conto mod. B degli archivi oltre i limiti delle assegnazioni fatte col conto delle spese delegate o con ulteriori autorizzazioni o delegazioni, e, in ogni caso, oltre i bisogni degli archivi stessi o per somme di cui non si abbia la certezza di erogazione immediata o che si debbano o si possano pagare a mezzo di mandati diretti sul conto a deposito suddetto.

Il limite dei prelevamenti da farsi dai capi di archivio a loro favore, a norma del precedente art. 16, sara' dal Ministero della giustizia comunicato al principio dell'esercizio e, sempre quando vi siano variazioni in aumento, agli uffici postali presso cui e' aperto il conto mod. B. Per i pagamenti disposti, con mandati mod. C 1, a favore di terzi non vi e' alcun limite.

Sono estese ai capi degli archivi notarili, in caso di prelevamenti dal conto a deposito mod. B di somme oltre i limiti sopra stabiliti, le penalita' comminate dall'art. 346 del regolamento sulla contabilita' generale dello Stato.

Art. 23.

Il primo giorno di ogni mese i capi degli archivi notarili trasmetteranno alla Ragioneria, centrale presso il Ministero della giustizia, assieme agli altri adempimenti prescritti, un prospetto da cui risultino le somme prelevate dal conto a deposito mod. B durante il mese precedente e quelle rimaste disponibili sul conto stesso alla fine del mese. Tale prospetto dovra' essere munito, per la conferma, del bollo a calendario apposto dall'ufficio postale presso cui e' aperto il conto a deposito mod. B e, ove occorra, accompagnato da una nota illustrativa indicante le spese che si prevede di dover pagare nel mese o nel trimestre in corso.

L'Ufficio centrale di ragioneria, ricevuto tale adempimento, provvede perche' sul conto suddetto sia sempre a disposizione dell'archivio la somma come sopra prevista e ritenuta necessaria.

Art. 25.

Nei primi otto giorni di ottobre, gennaio, aprile e luglio di ogni anno i capi degli archivi comunicano al Ministero, con apposito prospetto, in triplice esemplare, le riscossioni fatte e i pagamenti e i versamenti eseguiti nel corso del trimestre precedente, corredato:

a) delle matrici dei bollettari di riscossione riguardanti le richieste ricevute dall'archivio nel trimestre precedente con la documentazione delle richieste di atti fatte per corrispondenza, come al precedente art. 8;

b) degli ordini di pagamento, siano essi emessi dal Ministero o dagli stessi capi d'archivio per le spese delegate, pagati nel trimestre precedente debitamente quietanzati dai creditori oppure documentati ai sensi dell'art. 314 del regolamento sulla contabilita' generale dello Stato, sui quali dev'essere annotata la data ed il numero dell'ordinativo tratto sul conto a deposito mod. B;

c) delle matrici degli ordini di prelevamento tratti sul conto a deposito mod. B;

d) di ogni altro documento riferentesi alle riscossioni o giustificativo delle spese e dei versamenti.

Pel ritardo di tali adempimenti saranno applicabili le sanzioni di cui all'art. 337 del regolamento sulla contabilita' generale dello Stato.

L'ufficio amministrativo del Ministero, eseguiti i riscontri che ritenga necessari, trasmette i prospetti e i documenti allegati alla Ragioneria centrale, la quale, verificati la legalita' delle spese, la regolarita' della documentazione, nonche' l'esatto accertamento delle entrate ai termini dell'articolo 27, lett. b), della legge sulla contabilita' generale dello Stato, annulla, ove occorra, le bollette indebitamente emesse, e stralcia le spese irregolarmente fatte; appone nel resto il visto di regolarita' e restituisce, munito di tale visto, un esemplare del prospetto al capo dell'archivio che lo conserva per allegarlo con i documenti prescritti al conto giudiziale da trasmettersi alla Corte dei conti come al precedente art. 19.

Trasmette il terzo esemplare del prospetto alla Corte dei conti, la quale puo' chiedere, in tale occasione, la comunicazione di tutti o parte dei documenti di spesa dei quali credesse prendere visione.

Art. 27.

Sono applicabili ai capi degli archivi notarili, in quanto essi compiano funzioni di contabili, le disposizioni contenute negli articoli 181, 182, 183, 189 e 194 del regolamento sulla contabilita' generale dello Stato.

I servizi di tesoreria per gli archivi notarili sono disimpegnati personalmente dal capo di ciascun archivio che, a tutti gli effetti di legge, e' il contabile dell'ente. Egli puo' delegare, sotto la sua responsabilita', ad altro impiegato di grado non inferiore all'11°, tali funzioni, per non oltre la durata di un mese nel corso dell'esercizio finanziario. Per una durata maggiore occorrera' l'autorizzazione del Ministero.

Nel caso di passaggio di gestione il capo dell'archivio, nell'assumere le sue funzioni, deve procedere, in contraddittorio con quello cessante e con l'assistenza di un funzionario delegato dal Ministero della giustizia, alla ricognizione dello stato di cassa e della consistenza patrimoniale in confronto alle scritture dell'archivio.

Art. 29.

I pensionati degli archivi notarili sono provvisti dal Ministero della giustizia di apposito libretto o certificato di iscrizione sul quale i capi degli archivi stessi annoteranno i pagamenti rateali, a misura che li eseguono. Tali pagamenti sono da essi disposti in base a ruoli conti correnti emessi, come per le altre spese fisse, dalla Ragioneria centrale.

Le competenze spettanti ai pensionati, a differenza delle altre spese fisse, possono essere pagate anche presso un archivio diverso di quello ove trovasi il ruolo, purche' il libretto del pensionato sia munito di fotografia, con firma autenticata senza spesa dal capo dell'archivio al quale l'impiegato apparteneva, e purche' l'annotazione dell'ultima rata di pensione pagata non sia anteriore a due mesi.

In tali casi pero' l'archivio che provvede al pagamento deve subito darne comunicazione a quello presso cui trovasi il ruolo conto corrente e al Ministero, indicando il numero del libretto e l'ultimo pagamento annotato in precedenza.

Analogamente potranno essere pagati presso un archivio diverso gli assegni agl'impiegati in aspettativa per infermita' o in disponibilita', che ne facciano richiesta.

Sono estese, in quanto siano applicabili, per i pensionati degli archivi, le disposizioni contenute negli articoli 384 a 387 del regolamento sulla contabilita' generale dello Stato, sostituiti, alle delegazioni del tesoro e al Ministero delle finanze, rispettivamente gli archivi e il Ministero della giustizia.

Art. 31.

Ogni altra disposizione contraria al presente regolamento e' abrogata.

Nei casi non preveduti espressamente nel presente regolamento sono osservate le norme della legge e del regolamento sulla contabilita' generale dello Stato.

Le norme riguardanti i conti patrimoniale, finanziario e giudiziale dell'esercizio hanno attuazione dal 1° luglio 1929 - Anno VII.

Per il semestre 1° gennaio-30 giugno 1928 il rendiconto sara' compreso in quello dell'esercizio 1928-1929.

Visto, d'ordine di Sua Maesta' il Re:

Il Ministro per la giustizia:

Rocco.

Il Ministro per le finanze:
Mosconi.

Il Ministro per le comunicazioni:
Ciano.